Lo mas importante es la gestión de un archivo de fichas de pacientes con sus datos personales, su historial clínico y su balance de cuentas, pero también se propone la informatización de la agenda de citas de clientes para una gestión de tiempos lo mas optima posible, control de stocks de materiales, gestión de protésicos y las peticiones que se realiza a éstos, gestión de contabilidad, gestión de morosidad de clientes, control de stock, etc. A demás, el sistema debe tener una cierta protección de datas, que se implementará mediante un sistema de claves, y una opción de generación de informes impresos.

El proceso, a grandes rasgos es el siguiente: Las peticiones de hora se apuntan En la agenda de citas, teniendo en cuenta el tiempo aproximado que va a ser requerido para dicha consulta, generalmente en fracciones de cuarto de hora. Este tiempo de consulta se calcula dependiendo de las operaciones que se le van a realizar al cliente, no siendo necesaria demasiada precisión en el calculo. Al cliente se le pide nombre y apellidos y se le comunican las posibles fechas y horas de cita que hay disponible, eligiendo este la que mas le convenga.

Cuando llega un cliente citado a la clínica dental, se le piden nombre y apellidos, y a partir de esos datos se busca en el fichero la ficha correspondiente. En la actualidad esto es un trabajo tedioso debido a creciente numero de fichas de pacientes y a los problemas que esto conlleva, tales como duplicidad de fichas, deterioro, alta cantidad de espacio físico requerido, etc.

Si el cliente no tiene ficha, se crea una con sus datos personales.

También puede ocurrir que un cliente que no haya concertado previamente una cita acuda a la Clínica dental. En este caso si realmente desea ser atendido, deberá pagar un plus por urgencia. Si el cliente acepta, se le atiende lo más rápidamente posible, y al coste de la operación se le añade dicho plus.

Al terminar la consulta, se apuntan en la ficha tanto operaciones realizadas, comentarios, etc. (para el historial medico) como los cobros realizados y operaciones impagadas. La ficha se vuelve a archivar en el fichero, siguiendo orden alfabético de apellidos.